Sokken inkopen: van offerteaanvraag tot ontvangstcontrole

Kernpunten

• Stuur alle leveranciers dezelfde specificatie, anders vergelijkt u appels met peren.
• De orderbevestiging is het moment om toleranties vast te leggen, niet de factuur.
• Verpakkingsdetails horen in de aanvraag, want ze zitten in de prijs per paar.
• Controleer bij ontvangst tegen de paklijst en tegen het getekende monster, niet tegen uw geheugen.
• Bewaar per order het monster, de bevestiging en de paklijst bij elkaar.

De offerteaanvraag

Wat u meestuurt bepaalt wat u terugkrijgt. Een aanvraag met alleen katoenen sokken, 5000 stuks, prijs graag levert offertes op die niets met elkaar te maken hebben.

Neem op: artikeltype en categorie, naaldaantal indien bekend, garensoort en nummering, samenstelling in procenten, constructie, maatbereik, kleurreferenties in Pantone, aantallen per ontwerp en per kleur, verpakkingsvorm, bestemming en gewenste leveringsconditie.

Heeft u geen tech pack, stuur dan een fysieke referentiesok mee. Dat werkt in de praktijk sneller dan drie alinea's beschrijving. Wat er allemaal instelbaar is, staat op de pagina over sokkenproductie.

De offerte beoordelen

Zet de offertes naast elkaar per regel, niet per totaalbedrag. In de meeste gevallen verklaart het verschil in naaldaantal of garen het grootste deel van het prijsverschil.

Monster en goedkeuring

Vraag bij de sterkste twee of drie offertes een monster op uw eigen specificatie. Bij EGE SOCKS duurt bemonstering doorgaans 5 tot 7 dagen. Eén correctieronde op kleur of boordspanning is normaal.

Teken het goedgekeurde monster en noteer de garenpartij en kleurreferentie op het label. Vanaf dat moment is dit uw referentiestuk, niet de offerte.

De orderbevestiging

Dit is het document dat inkopers het vaakst te vluchtig lezen, terwijl het de plek is waar afspraken hard worden. Controleer dat erin staat: de specificatie zoals goedgekeurd, de aantallen per ontwerp en kleur, de tolerantie op aantal en kleurdiepte, de verpakkings- en doosmarkeringsspecificatie, de leveringsconditie en bestemming, de betalingsafspraak, het controlemoment en wie dat betaalt, en de afspraak over tweede keus.

Klopt er iets niet, dan is dit het goedkoopste moment om het te corrigeren. Zie ook de pagina over private label sokken voor merkspecifieke afspraken over label en verpakking.

Ontvangstcontrole

Controleer bij binnenkomst tegen de paklijst: dooshoeveelheid, maatverdeling per doos, doosmarkering en barcodepositie. Neem daarna een steekproef uit meerdere dozen en leg die naast het getekende monster.

Let op kleurdiepte, boordspanning, de teennaad en de maat. Kleurverschil tussen dozen wijst op meerdere garenpartijen. Constateert u een afwijking, meld die met dozennummers en foto's binnen de afgesproken termijn, niet pas bij de volgende order.

Wilt u dit proces voor uw eigen artikelen doorlopen, dan kunt u een offerte aanvragen.

Technische checklist voor inkoop

• Stuur alle leveranciers exact dezelfde specificatie.
• Neem aantallen per ontwerp en per kleur op in de aanvraag.
• Vermeld verpakkingsvorm en bestemming in de aanvraag.
• Vergelijk offertes regel voor regel, niet op totaalbedrag.
• Vraag de geldigheidsduur van de prijs op.
• Laat een monster maken op uw eigen specificatie.
• Teken het monster en noteer garenpartij en kleurreferentie.
• Controleer de orderbevestiging op toleranties en controlemoment.
• Controleer bij ontvangst tegen paklijst én monster.
• Archiveer monster, bevestiging en paklijst per order bij elkaar.

Veelgestelde vragen